《我要準時下班》論職場議題──職場必學三招 你也可以是時間管理大師

文章來源:中華人事主管協會   發表時間:2020/08/17 瀏覽次數:8229
2019年引起廣大上班族共鳴的日劇《我要準時下班》,探討了亞洲常見的「加班、高工時」的議題,在劇中可以看到女主角簡直是時間管理的模範生,善於利用時間進行工作規劃與管理。時間,是上帝賜給每個人最公平的禮物,每一個人都有24小時,有的人可以同時完成多件事,有的人卻一事無成!我們不可能有時間去做好每一件事,但卻永遠能有足夠的時間做好「最重要的那件事」。以下將根據劇中女主角與中華人事主管協會資深講師 周純如的建議,提供如何妥善規劃時間的技巧,培養善用時間的好習慣,協助個人有效運用時間,提升工作效能。
 
一、重點管理時間的「80/20」法則,跑得快更要跑對方向
 
花最少的力氣,獲得最多的效益!在工作中,其實80%的成果,是來自於20%的時間,也就是說80%的努力是與成果無關的。不幸的是,大多數人凡事挑簡單的先做,寧可忙碌於無關緊要的瑣事,卻把最有價值、最重要的事,放到最後處理。
原因很簡單:那些最有價值的工作,通常都是最困難、也最複雜的。
 
很多人工作效率不彰,癥結點就在於「是否清楚任務的具體要求」,當接到任務交辦時,一定要牢記三大原則:
1、徹底清楚任務:接到任務當下一定要確認對任務的要求和目標與自己的理解是否一致,如果一開始的理解就錯誤,後面做得再勤快也是白費。
2、再三確認工作時程:確認要求完成任務的明確時間表,上級往往在下指令時會缺少時間目標,因此必須清楚正確完成時間表,以排定工作計劃及項目。
3、定時向上級回報:專案任務往往需要一段時間才能完成,重要專案進行中,別忘了定時向上級報告進度,並確認專案的進行方向有無修正或調整,以避免又白費力氣。
 
二、善用To Do List待辦事項清單,判斷事情輕重緩急,決定做事情的順序
 
條列規劃好工作時程,才能清楚掌握每天的工作與行程。在劇中女主角以便利貼手寫出每天的待辦事項,除了手寫能夠釐清思緒之外,透過便利貼的排序,也能看到事情處理的優先順序。如何判斷事情的輕重緩急,決定優先順序?建議以下的原則進行分類做事順序方法:先處理重要的,緊急的事情(馬上辦);再處理重要的,不緊急的事情(好好規劃);再處理次要的,緊急的事情(學會適時說不);最後處理既不重要,又不緊急的事情(儘量不去做)。
 
用待辦事項清單來輔助及規劃每天的工作行程,是避免寶貴光陰被『時間賊』偷走的利器,待辦事項清單應註明完成期限,以便提醒自己工作進度及落實今日事今日畢原則,每天下班前徹底檢討應完成未完成事項,上班前15分鐘檢視當日的待辦事項。但要特別留意,還需要評估衡量一天所能完成的負荷,倘若硬塞了太多工作在一天內強制要完成,很有可能會造成自己壓力過大,反而影響工作效率。
 
三、自我管理,養成好習慣,克服「拖延」的壞毛病
 
改變習慣讓自己更有績效,更有效能。把事情很快地做完,叫做效率Efficiency;把事情很快地做好,叫做效能Effectiveness。一旦開始做事,就要專心一致,沒有100%完成絕不停止。如果中間停下來好幾次,然後又重新開始,會使完成時間增加達數倍之多,因為每次都要重新「暖身」,確認上次做到什麼地方。從今起,每當自己開始分心、半途想做其他事情時,就趕快命令自己「回去工作!」
 
當然,沒有目標就不會有計劃,自然就沒有實際行動,很多人就會告訴自己『明天再做吧!』容忍自己對目標的放任,事情永遠都是明天才開始,目標永遠到不了。正如帕金森定律:「給你多久的時間,工作就會拖多久」。一件兩小時即可完成的事,給你一整天,你就會一整天才完成。因此計劃時間應確實執行下列事項:
1、為自己訂下明確的目標,詳實列出每項達到目標的任務。
2、訂定可行的時間表,將任務分割成數個部份,困難任務一一釐清依序解決。
3、改變自己的思維,對於時間投報效益高的事情,必須優先處理及完成。
 
中華人事主管協會執行長 林由敏表示,好的時間管理就是把時間用在對的地方,並且跑在時間前面思考及規劃,做好時間管理,更能提升工作效率提升、目標設定的達成率,也可以讓自己有更多時間能擁抱並嘗試新的可能性,開拓出不一樣的人生。
 
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