【公司法即將修正 未來股東會將可視訊召開】企業召開視訊股東會有哪些注意事項?

文章來源:圓祐資訊股份有限公司   發表時間:2021/10/06 瀏覽次數:1859
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在今年5月中旬,國內新冠疫情進入三級警戒,適逢每年股東會旺季,但因公司法限制,公開發行公司不能透過視訊召開股東會問題浮上檯面。為進一步解套,經濟部於8月30日預告《公司法》即將修法,未來無論是非公發公司、閉鎖公司,甚至是公發公司,只要符合相關條件與規定,就可舉行視訊股東會。

 

此次修法重點為,第一,拿掉「章程規定可以視訊開股東會」,因這次疫情有非公發公司想召開視訊股東會,但在原本公司章程裡面沒有規定、導致有些公司想開也沒辦法開,修法後未來不必有章程規定,也可以召開視訊股東會。第二,未來公發公司只要符合一定條件、作業程序以及相關應遵循規定時,就可以依金管會的相關規定來辦理召開視訊股東會。

 

未來企業召開視訊股東會有哪些注意事項?資深股務專家圓祐資訊副總王耀仟表示,「股東會的重點為發言、表決、選舉,股東能與主席台做到真正的互動才是股東會最重要的環節。」,以下是我們整理企業召開視訊股東會的注意事項;圓祐資訊正在規劃「StockTime股東e平台系統,透過「StockTime股東e平台」讓企業股務人員更便於召開視訊股東會。
 

取得股東同意採用電子化通知

當公司決定股東會以視訊方式召開,開會通知、議事手冊,到會後的議事錄以及未來的股利發放通知等股務通知,皆必要配套為e化通知;根據公司法172條內容指出,通知應載明召集事由;其通知經相對人同意者,得以電子方式為之。所以,第一步就是取得股東同意採用電子化通知。詳細作業步驟,請見影片,StockTime股東同意採用電子化通知操作說明,https://www.yyc.com.tw/video-detail.php?v=NTIwNTUz

 

二、寄發股東會電子開會通知書

透過圓祐資訊StockTime雲端股務系統股東會作業功能,只要輸入相關資料,即可產生並寄發電子開會通知書,內容比照傳統紙本開會通知書的格式,會議地點請改為會議平台連結並說明登入所需的訊息即可。

 

三、會議前提供議事手冊

股務人員在會議前上傳議事手冊到股東e平台,並通知股東查詢,讓股東在會議前了解會議議程與進行流程。

 

四、視訊設備與網路連線

備足視訊設備,如電腦、視訊鏡頭與麥克風等以及穩定的網路連線,選擇合適的會議平台,如teams、google meet、zoom等;教育訓練主席、發言人、股務工作人員及股東如何使用視訊會議平台,事先演練促進會議流程進行並安排會議平台場控人員,妥善安排股東會參與者發言,以確保會議品質進行順暢。

 

五、股東會報到、表決、選舉平台
透過StockTime股東e平台即可進行報到、表決、選舉等作業,首先股東需完成身分認證,才可進行報到、表決、選舉等作業。

報到:通過股東身分認證,才可登入參與會議。

委託:股東會以視訊會議方式召開,全體股東應該都可連結會議平台出席,但是股東會的委託機制還是存在,股東可於五天前透過完成電子委託,兩天前可撤銷委託;未撤銷委託者仍可登入會議平台參與會議,但表決選舉必須由委託人執行。

電子投票:表決案及選舉案採電子投票,投票前亦須再次進行身分認證,以確保投票者為股東,並設計覆核機制,同步將報到及投票結果發給監票人。

 

六、發送議事錄

透過StockTime股東e平台公告並發送議事錄,根據公司法183條,1.股東會之議決事項,應作成議事錄,由主席簽名或蓋章,並於會後二十日內,將議事錄分發各股東。2.前項議事錄之製作及分發,得以電子方式為之。3.第一項議事錄之分發,公開發行股票之公司,得以公告方式為之。

 

StockTime為協助企業做好股務自辦管理,繼為企業股務人員打造「StockTime雲端股務管理系統」後,正積極規劃「StockTime股東e平台」系統,讓企業、股東、股務人員三方資訊同步,提供正確、即時、安全的股務E化整合式服務,真正做到企業與股東互動零距離;如果有興趣多了解的客戶也歡迎與我們聯絡。

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