如何為企業選擇合適的視訊會議服務

文章來源:雲準科技股份有限公司   發表時間:2020/06/15 瀏覽次數:1773

如今的工作場所,不再侷限於單一物理空間中共同協作的個人,取而代之的是遍布全球的團隊,團隊成員各自通過不同的設備加入專業的視訊對談。過去,視訊會議系統的成本和復雜性使其最適合大型組織所用;然而隨著其易用性的提高,現已適用於中小型企業與所有員工使用,這些服務的成本也在其日益普及中發揮了作用,提供企業更實惠的價格。

 

 

近年在視訊市場中最大變化是「技術」。在雲端服務崛起之前,企業所用的視訊會議需要於內部佈建複雜的基礎架構並購入專有硬件;實質上,基於雲的「軟體視訊」已經溶解了該硬體架構,日常辦公的筆記型電腦或是手機裝置,皆可以是參與會議的媒介,大幅降低導入門檻。對於企業曾經的問題是「是否負擔得起昂貴的視訊會議」,轉為現今的新議題「如何選擇適合的視訊會議服務」。

 

 

那麼企業又該「如何選擇適合的視訊會議服務」?

並非所有市面上的視訊會議服務都構建相同,多數企業會需要搭配本地應用程式使用,如 Microsoft Office 或是 Outlook Calendar 排定會議服務,在這種情況下,就必須選擇可擴充至工具列的會議軟體;而許多行業會需要和既有的 ERP 系統整合,或是 HR 系統希望導入視訊面試功能,這些則需要選用具API 串接服務的會議軟體。視訊服務與購買任何其他產品一樣,購入前務必了解實務需求,雲準科技提供以下幾點評估項目,加速您的服務篩選。

 

  • 將有多少人參與您的會議?

考慮可能會定期參加您的會議的最大參加人數;大部分的供應商會提供多種方案級距,參與人數和伺服器所需乘載的頻寬有關聯,可容納越多人的會議服務,通常價格會更高。

 

  • 您將多久使用一次視訊會議?

考量會議的使用頻率,選擇一次性服務,短租、長租,或買斷等不同的解決方案。

 

  • 您將舉行的會議類型為何?

您是要進行大型演講還是簡單的一對一面談,希望是單向的影音傳輸或是雙向的視訊互動?是否開放式問答集,每個參與會議的人都可以提供反饋?

 

  • 您需要什麼樣的集成和附加功能?

是否需整合您既有的辦公日曆或電子郵件,透過行事曆來發起會議?是否需要 API 服務和現有的平台串接?跨國會議是否需要輔助字幕?是否需要直播至其他串流平台?

 

  • 是否需要額外的輔助設備

雲端服務主張高易用性,僅需簡單的筆電或是行動裝置即可開會,但針對某些應用場景,仍可能需要額外增購輔助設備。如將中大型會議室作為主持會議的場地,筆電內嵌的視訊鏡頭以及收音效果,必定不符合企業期待。此時建議可以搭配 USB 或是 Type C 甚至 Ethernert 接口的輔助設備,例如 USB2.0 或 USB3.0 的高畫質攝影鏡頭、以及支援藍芽或 NFC 連線的麥克風與揚聲器等裝置。

 

確認完上述的實務會議需求後,專業的視訊整合商,通常能快速提供企業最合適的解決方案,但還有一個往往被忽略的重要環節—「售後的客戶支援」,如果企業內部沒有專業的 IT 部門,亦或從未採購過視訊服務的 IT 單位,當出現問題時,您會需要一個技術支援熱線,該熱線能夠快速,準確地響應並尊重您的業務。選擇擁有完整服務的廠商,才能確保企業能有效並和諧地進行視訊會議。

 

【關於雲準科技】
雲準科技為企業視訊會議與多媒體協作解決方案之專業顧問,提供視訊協作與智能會議室之全方位整合性規劃,包含雲端會議服務與視聽整合。服務對象包括中大型企業、教育、醫療單位與政府部門,致力於提供企業與各級機關多元且先進的會議環境與多用途會議室。如需瞭解更多資訊,請瀏覽http://www.cvtc.com.tw或來信service@cvtc.com.tw詢問。

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